Phần mềm DMS dùng để làm gì? Các chức năng chính của phần mềm DMS
Với thời đại công nghệ 4.0 ngày nay, thì việc kinh doanh buôn bán cũng được công nghệ hóa hơn rất nhiều so với trước đây. Từ buôn bán nhỏ lẻ đến kinh doanh tất cả các mặt hàng đều có cơ hội sử dụng các phần mềm hỗ trợ, giúp dây chuyền hoạt động trơn tru và mượt mà. Đặc biệt, giúp chủ doanh nghiệp và nhân viên “nhàn tênh” hơn trong quá trình vận hành công việc. Một trong những phần mềm chúng tôi muốn đến trong bài viết này là phần mềm DMS.
Nói đến phần mềm DMS chắc có rất nhiều bạn chưa rõ DMS là viết tắt của từ gì? Vậy để hiểu được phần mềm DMS dùng để làm gì? thì trước tiên chúng ta phải tìm hiểu DMS là gì? Phần mềm DMS là viết tắt của từ Distribution Management System- Tạm dịch là: Hệ thống quản lý kênh phân phối.
Mục lục
Phần mềm DMS dùng để làm gì?
Đây chính là phần mềm chuyên biệt dùng để hỗ trợ các doanh nghiệp kiểm soát các hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường bên ngoài. Toàn bộ các diễn biến trên kênh phân phối như là công việc của đội ngũ Sales, Sell in – Sell out hay là việc vận hành các chương trình bán hàng như là khuyến mãi, trả thưởng, tích lũy và trưng bày,.. đều được cập nhật realtime để nhà quản lý có thể nắm bắt một cách rõ ràng, thuận tiện và chính xác nhất có thể.
Phần mềm DMS dùng để làm gì?
Như chúng tôi đã nói ở trên, đối với phần mềm DMS cho doanh nghiệp thì các đối tượng sử dụng đa phần là các doanh nghiệp sản xuất và phân phối các mặt hàng ra thị trường, nên nhìn chung sẽ có những đặc điểm như sau:
Thứ nhất là: Phải có đội ngũ sales hoặc PG đi thị trường
Thứ 2 là: Những doanh nghiệp đang áp dụng các phương pháp thủ công trước đây khi quản lý giấy tờ sổ sách, có nhân viên bán hàng hay PG đi thị trường.
Thứ 3 là: Doanh nghiệp đó mong muốn có điểm bán được tham gia vào hệ thống phân phối và trực tiếp đặt hàng đến nhà sản xuất.
Thứ 4 là: Doanh nghiệp đó có mô hình phân phối quá phức tạp và mong muốn có hệ thống để quản lý riêng biệt.
Phần mềm DMS có thể áp dụng cho tất cả các mặt hàng sản xuất kinh doanh trên thị trường, không phân biệt tập đoàn lớn hay nhỏ, SME hay nhà phân phối trên cả nước.
Mặt hàng đó có thể là hàng tiêu dùng nhanh, dược phẩm hay hóa mỹ phẩm, thức ăn chăn nuôi hay thuốc thú y, vật tư nồn nghiệp hay đồ gia dụng, nội thất, vật liệu xây dựng hay thiết bị vệ sinh hoặc điện tử điện lạnh,…đa ngành nghề và đa lĩnh vực.
Đối với nhà sản xuất có số lượng nhân viên bán hàng (sales) từ 10 người trở xuống thì chỉ có chủ doanh nghiệp và nhân viên sales sử dụng phần mềm. Còn đối với các nhà sản xuất có nhân viên sales từ 10 người trở lên thì không những chủ doanh nghiệp sử dụng phần mềm mà còn có nhân viên sales, giám đốc kinh doanh, thủ kho, kế toán bán hàng, giám sát bán hàng, cấp quản lý vùng miền (nếu có) và chủ điểm bán ( nếu doanh nghiệp áp dụng phần mềm trực tiếp xuống điểm bán mà không thông qua sales)
Các chức năng chính của phần mềm DMS
DMS có những chức năng chính mà các doanh nghiệp sử dụng không thể bỏ qua. Đó là:
- Cung ứng hàng hóa:
- Tự động hóa đặt hàng dựa trên công thức tồn kho an toàn hiện tại.
- Hỗ trợ quá trình đặt hàng chuẩn xác, xử lý nhanh chóng, tích hợp với quản lý công nợ và thanh toán đơn hàng.
- Đưa ra cảnh báo tồn kho bằng cách gửi email thông báo và xác nhận thời gian có hàng.
- Đồng bộ tự động với các dữ liệu nhập từ hệ thống ERP, hạn chế sai sót trong quá trình nhập kho.
Các chức năng chính của phần mềm DMS
- Tăng hiệu quả bán hàng bằng PDA: Vậy PDA là gì? đó chính là từ viết tắt của Personal Digital Assistant: dùng để chỉ những thiết bị cầm tay có công dụng như một cuốn sổ cá nhân. Từ đó doanh nghiệp có thể tận dụng thiết bị này để tăng hiệu quả bán hàng bằng cách sau:
- Giúp truy vấn dữ liệu lịch sử để xác định khách hàng tiềm năng tại mỗi điểm bán.
- Hỗ trợ nhân viên bán hàng nhập đơn hàng, áp dụng các chương trình khuyến mãi.
- Hỗ trợ giới thiệu sản phẩm với khách hàng và khảo sát thị trường mục tiêu tiếp theo
- Xác định vị trí cửa hàng trưng bày sản phẩm và ghi nhận lượt ghé thăm của các khách hàng.
- Giúp dễ dàng theo dõi chỉ tiêu bán hàng trên điện thoại thông minh của mình.
- Theo dõi các thông tin khuyến mãi, trưng bày và tự động hóa.
- Thực thi trưng bày sản phẩm:
- Giúp kiểm soát hiệu quả trưng bày sản phẩm.
- Phân bổ, giám sát và quản lý vật dụng trưng bày tại nhà phân phối và điểm bán
- Hỗ trợ doanh nghiệp chọn đúng đối tượng tham gia trưng bày.
- Hệ thống DMS có thể được thiết lập các điều kiện để chọn lọc các cửa hàng đạt tiêu chuẩn đăng ký trưng bày.
- Hỗ trợ chụp hình trưng bày trực tiếp trên tuyến bán hàng của hệ thống.
- Audit trưng bày bằng thiết bị di smartphone.
- Thực thi các chính sách khuyến mãi: đây là chính sách nhằm kích nhu cầu mua hàng của khách hàng một cách hiệu quả nhất, nhưng nếu không biết cách kiểm soát thì sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ chi tiết để doanh nghiệp thiết lập và quản lý ngân sách dùng để chi cho khuyến mãi.
- Tính năng cho phép áp dụng trên một hoặc nhiều nhóm đối tượng cụ thể.
- Có nhiều lựa chọn về hình thức khuyến mãi, tích lũy và trưng bày sản phẩm.
- Khả năng đo lường kết quả nhanh chóng với độ chính xác cao.
- Báo cáo trực quan giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá hiệu quả
Tích hợp CRM trong DMS: Vậy CRM là gì?
CRM chính là phần mềm giúp tiếp cận, chăm sóc khách hàng và đối tác tốt hơn. Như vậy, khi phần mềm này được tích hợp vào hệ thống phần mềm DMS thì sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn trong việc kiểm soát hệ thống phân phối và xúc tiến bán hàng của doanh nghiệp.
Hỗ trợ ra quyết định:
- Hỗ trợ truy xuất báo cáo kịp thời, với tốc độ nhanh nhất.
- Đảm bảo khen thưởng và bổ nhiệm đúng cá nhân và tập thể có thành tích tốt.
- SalesUp DMS có nhiều dạng báo cáo, linh động với thiết bị di động thông minh.
- Thiết lập hệ thống KPI đối với từng đại diện phân phối và cá nhân đạt xuất sắc.
Qua bài viết trên, chúng tôi hy vọng phần nào giúp các bạn nắm rõ hơn về phần mềm DMS là gì? cũng như các chức năng chính của phần mềm DMS là gì? Nếu biết sử dụng tốt các chức năng của phần mềm thì việc kinh doanh của các doanh nghiệp sẽ được thuận lợi hơn rất nhiều.
Chúc các bạn gặp nhiều may mắn và doanh nghiệp làm ăn phát đạt!
